Automatização de Processos de Logística e
Controlo de Stocks
Introdução 
A Principia Editora actua desde 1997 no sector editorial português e ao longo da sua evolução foi criando marcas, que pela sua excelência e especialidade, se notabilizaram no mercado.
Paralelamente, tem vindo também a desenvolver áreas de negócio associadas à produção editorial de obras científicas editadas por terceiros – empresas, universidades, instituições públicas ou associações técnico-científicas.
Numa perspectiva empresarial, a Principia alargou a sua actividade para a distribuição livreira, assumindo actualmente a distribuição de diversas editoras.
Focalizada no que faz bem, a Principia delegou a sua logística na Garland, uma das principais companhias portuguesas de transporte, logística e distribuição existentes no nosso país.
A Garland é formada por um grupo de companhias que actuam no mercado de prestação de serviços e transporte de mercadorias para todo o Mundo, dedicando-se ainda à venda e distribuição de pneus, e a soluções Logísticas flexíveis e adaptáveis aos mais variados cenários e exigências.
Principia >>
Quais as principais necessidades sentidas pela Principia nos Processos relacionados com a Logística e Gestão de Stocks?
Principia (Dra. Inês Sassetti): A logística dos livros é muito exigente e determinante no sucesso da nossa actividade de distribuidores. Os artigos são sempre diferentes e o picking é feito à unidade.
Os problemas que queríamos ver resolvidos estavam relacionados com o aumento da eficiência no processo de transferencia de informação e documentos entre a Principia e o armazém (a Garland) e a consequente minimização de erros no processamento de encomendas e existências em armazém.
Com este sistema todas as situações estão previstas para que todo o processo seja feito de forma automática, reduzindo ao mínimo a intervenção manual.
Quais as principais vantagens retiradas da utilização desta solução?
Principia (Dra. Inês Sassetti): Este sistema permitiu-nos diminuir as reclamações dos clientes, garantir a uniformização do stock entre a Principia e a Garland que se traduz na correta informação permanente sobre o stock disponível, e por outro lado na melhoria da qualidade do serviço que prestamos aos nossos clientes.
Que qualidades destaca na Inovflow que se tenham refletido em mais-valia para este projecto?
Principia (Dra. Inês Sassetti): A Inovflow foi determinante no sentido de ajudar a encontrar as soluções técnicas que melhor respondiam aos nossos objectivos.
Com um espirito de colaboração e determinação em encontrar sempre uma alternativa para todas as situações, mesmo as que não tinham por nós sido previstas no caderno de encargos, a Inovflow demonstrou , para além da sua capacidade técnica, ter encarado este processo como uma parceria e não como uma simples prestação de um serviço.
Inovflow >>
De acordo com as necessidades da Principia, qual a solução adoptada pela Inovflow?
Inovflow (Joel Fernandes): Tendo a Principia já adoptado o software ERP Primavera e sentindo a necessidade de automatizar o seu processo de gestão de stocks e pedidos, com o sistema da Garland, solicitou à Inovflow que automatizasse este processo, mas que o dotasse de uma estrutura totalmente automática.
Assim, foi desenvolvido entre a Inovflow e a Garland um sistema de sincronização dos dois sistemas, que trabalha de forma autónoma e que consiste na troca de ficheiros e integração dos mesmos em ambos os sistemas.
Resumidamente, como se processa o desenvolvimento criado pela Inovflow?
Inovflow (Joel Fernandes): Por parte da Principia são criados no ERP Primavera, artigos, clientes, bem como vários tipos de documentos que passam por pedidos de expedição para cliente (firmo e consignação), devoluções, entradas previstas de fornecedor, transferências de armazém e entradas de stock.
Do lado da Garland são produzidos movimentos de stock, inventários, confirmações de entrada, confirmações de mercadoria para expedição e devoluções.
A rotina desenvolvida pela Inovflow monitoriza constantemente o sistema Primavera e procede ao envio para a Garland através de ficheiros que coloca no seu servidor de FTP.
Da mesma forma e a partir do mesmo servidor, recepciona os dados produzidos pela Garland, efectuando a integração dos mesmos no sistema Primavera.
No processo de sincronização são gerados/transformados vários tipos de documentos (vendas, compras e stocks), bem como criados ficheiros em formato “pdf" que são enviados para a Garland de forma a poderem acompanhar o material.
Desta forma a Principia controla os seus stocks e expedições a partir do ERP Primavera num processo totalmente integrado com o seu operador logístico, neste caso a Garland.
Garland >>
Considera positiva a experiência de trabalhar com a Inovflow?
Garland (Eng. João Palmeira): Consideramos que a experiência conjunta de trabalho com a Inovflow foi positiva, visto que conseguiu apreender de uma forma geral os requisitos do Projecto, o que permitiu minimizar os imprevistos pós arranque, tendo também dado respostas rápidas e eficazes às adaptações necessárias.
Em que medida é que o desenvolvimento implementado melhorou o trabalho entre a Principia e a Garland?
Garland (Eng. João Palmeira): A implementação permitiu maior visibilidade da Principia sobre a operação logística – dada a existência de um stock único Principia actualizado em tempo real e espelhado para ambas as organizações.
A interligação entre os sistemas permite a utilização pela Garland do seu Sistema de Gestão de Armazém, “Dispatcher” da Red Prairie que, elimina os erros de transmissão de informação em ambos os sentidos, visto que esta transmissão passa a ser automática, reduzindo o trabalho administrativo em ambas as empresas.
Permite ainda automatizar alguns processos operacionais, garantindo um maior rigor no processo de recepção e separação das encomendas, melhorando o nível de serviço final ao cliente.
